2. Introducere

2.2. Pagină


Pentru a exemplifica folosirea unei resurse de tip pagină, vom adăuga o pagină în care vom descrie cursul, obiectivele acestuia, modul de desfășurare și modul de evaluare.

Exemplu:

Elemente cheie în planificarea timpului

Introducere


Toți oamenii au același număr de ore într-o zi.

Gestionarea cu succes a timpului nu înseamnă să ai mai multe ore într-o zi, ci să gestionezi orele pe care le ai cât mai eficient.

Managementul timpului se referă la abilitatea unei persoane de a prioritiza, planifica și de a gestiona timpul unei zile în mod eficient.

Un management eficient al timpului înseamnă să-ți aloci timpul în acord cu nevoile, valorile și obiectivele pe care le ai.

Următoarele practici pot ajuta la gestionarea cu succes a timpului:
#1 Analizarea modului de utilizare a timpului
#2 Prioritizarea activităților
#3 Estimarea timpului necesar pentru completarea unei activități
#4 Programarea activităților în calendar
#5 Ajustarea programului

#1 Analizarea modului de utilizare a timpului


Pentru a ști cum să gestionăm timpul mai bine este important să știm cum este utilizat și care sunt activitățile care consumă cel mai mult timp.

Notează fiecare activitate și timpul de realizare, timp de 1-2 săptămâni.

Grupează activitățile pe categorii și calculează timpul alocat acestora în perioada monitorizată. Care este procentul de timp alocat pe fiecare tip de activitate?

Identifică activitățile care sunt mari consumatoare de timp, dar care aduc puține beneficii.
Identifică unde poți economisi timp.

#2 Prioritizarea activităților


Principiul lui Pareto

Conform acestui principiu, 20% dintre activități ne aduc 80% din rezultate.
Restul de 80% din activități ne aduc 20% din rezultate.

Este important să alocăm cât mai mult timp celor 20% dintre activități care ne aduc 80% din rezultate.

Matricea decizională a lui Eisenhower este un instrument care ajută la prioritizarea activităților în funcție de urgență și importanță.

Activitățile urgente sunt cele care necesită atenție și acțiune imediată.

Exemple: activitate cu deadline apropiat, o situație de criză

Activitățile importante sunt cele care contribuie la realizarea obiectivelor pe termen lung și la îndeplinirea misiunii asumate.

Exemple: stabilirea obiectivelor pentru noul an, dezvoltarea materialelor promoționale cheie pentru lansarea unui produs

Matricea decizională a lui Eisenhower te ajută să determini care activități să le
  • pui în lista de priorități
  • delegi
  • elimini.
Activitățile cu prioritate maximă sunt în partea de sus a matricii, iar cele cu prioritate redusă sunt în partea de jos.
  • Important și urgent. Fă aceste activități imediat.
  • Important, dau nu urgent. Decide când faci aceste activități și programează-le în calendar.
  • Nu important, dar urgent. Deleagă aceste activități sau amână-le până când ai terminat de realizat activitățile cu prioritate mai ridicată.
  • Nu important, nu urgent. Elimină aceste activități.

#3 Estimarea timpului necesar pentru completarea unei activități


Pentru a crea un program eficient este important să știi cât timp îți va lua fiecare activitate. Subestimarea timpului necesar pentru a realiza o activitate îți poate afecta întreg programul.
Psihologii Daniel Kahneman și Amos Tversky au numit acest fenomen eroarea de planificare.
Conform erorii de planificare, oamenii au tendința de a subestima timpul necesar pentru a completa o activitate viitoare.

Cum să estimezi timpul mai precis?
#1 Estimarea bazată pe date istorice
#2 Estimarea de jos în sus
#3 Raportul de ambiguitate

#1 Estimarea bazată pe date istorice

Estimează timpul pe baza experiențelor anterioare.
Cât timp ți-a luat o activitate similară în trecut?

#2 Estimarea de jos în sus

În cazul activităților complexe este mai dificil să faci o estimare generală.
Identifică pașii necesari pentru a completa activitatea.
Estimează cât timp îți va lua să faci fiecare pas.
Adaugă toate estimările pentru a obține un total.

#3 Raportul de ambiguitate

Creează o listă cu sarcinile care urmează.
Notează cât timp crezi că îți va lua fiecare sarcină.
Pe măsură ce realizezi fiecare sarcină, măsoară și notează timpul real necesar pentru a completa sarcina.
Înparte timpul real la timpul estimat.

#4 Programarea activităților în calendar
Programul din calendar te ajută să vezi la ce să lucrezi și când. Dar ca să funcționeze este nevoie ca programul tău să fie bine organizat și planificat.

Reguli de bază:
#1 Fii consistent și notează-ți programul în calendar
#2 Identifică și planifică întâi activitățile cu prioritatea cea mai mare. Alocă restul timpului pentru activitățile mai puțin importante.
#3 Fii realist. Este posibil să fii epuizat după câteva ore de muncă profundă. Programează o pauză. Programează extra timp între întâlniri pentru a evita ca acestea să se suprapună.

#5 Ajustarea programului


Programul este un document în continuă schimbare. Este planul pentru o săptămână sau pentru o zi în funcție de informația pe care o ai disponibilă la un moment dat.

În planificarea timpului este important să fii flexibil. Estimările nu sunt niciodată 100% precise și de multe ori apar evenimente neprevăzute.

Poți să te aștepți că vor fi întârzieri, distragerea atenției, schimbări neprevăzute, activități care iau mai mult timp decât ai crezut. Planifică pentru lucruri neprevăzute și ajustează-ți programul în funcție de ceea ce se întâmplă.

Managementul timpului îți permite să planifici și să controlezi cum îți folosești timpul pentru a-ți atinge scopurile.